مشکلات موجود در طول اجرای پروژه‌های پیمانکاری و بخصوص طرحهای عمرانی، چالش‌های اساسی در پیشرفت پروژه به‌وجود می‌آورد که با توجه به ماهیت پروژه و نوع قرارداد اثرات متفاوتی را بر پروژه خواهد گذاشت. این تبعات می‌تواند شامل موارد مالی، زمانی و کیفی باشد.
افزایش مدت زمان پروژه‌ها و مشخص کردن میزان سهم هر یک از طرفین قراردادی در بروز آنها همواره از مسائل مهم در پروژه‌ها به‌حساب می‌آید. درست است که می‌توان با بکارگیری شیوه‌های اصولی مدیرت پروژه، تاخیرات و میزان انحراف خروجی پروژه‌ها از اهداف را به حداقل برسانیم، اما مبحث لایحه تاخیرات زمانی مطرح می‌شود که تاخیرات و انحرافات در پروژه ایجاد شده‌اند. تاخيرات پروژه شامل تاخيرات مجاز (ناشی از قصور کارفرما و سایرین) و تاخيرات غير مجاز یا به عبارت بهتر غیرموجه (ناشی از قصور پیمانکار) است. حال سوال اینجاست که چگونه می‌توانیم تبعات بروز تاخیرات را به کمترین میزان خود برسانیم و میزان تاخیرات مجاز را مشخص کنیم؟
لایحه تاخیرات سندی است که به کارفرما ارائه می‌شود.
این سند موانع و مشکلات موجود در طی انجام پروژه را با تکیه بر مستندات موجود بیان و تبعات آن را تشریح می‌کند و سعی در شفاف‌سازی سهم هر یک از طرفین در بروز این تبعات دارد.
مستندسازی یکی از مهم‌ترین الزامات در طول پروژه می‌باشد که بسیاری از پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان از آن غافل هستند و در انتهای پروژه و در زمان رسیدگی به موضوع تاخیرات متوجه آن می‌شوند و برای تهیه آنها اقدام می‌کنند.
نکته بسیار مهم این است که ما به عنوان یکی از طرفین قرارداد باید از ابتدای شروع به کار، فرآیندی مدون و بهینه را برای ثبت و نگهداری مستندات پروژه خود در نظر بگیریم.
مستندسازی پروژه به شما اطمینان می‌دهد که تمامی داده‌ها و اطلاعات پروژه تهیه و تدوین شده‌اند، با داشتن چنین اسنادی حتی کسانی که به تازگی به پروژه می‌پیوندند نیز می‌توانند بطور کامل در جریان موضوعات و روند آن قرار گیرند. مستندسازی پروژه می‌تواند به تحلیل فرآیند تصمیم‌گیری، نقاط قوت و ضعف فرآیندهای مدیریتی نیز کمک کند. علاوه بر این، با اتکا بر مستندات می‌توانیم موضوع تاخیرات رخ داده در پروژه را برای هر یک از طرفین شفاف کنیم.برای تهیه لایحه تاخیراتی قابل دفاع و فهم بهتر موضوع باید به دنبال ریشه‌های بروز تاخیرات در پروژه‌ها باشیم.
برخی از اصلی‌ترین دلایل پدید آمدن تاخیرات در پروژه‌ها:
مشکلات به وجود آمده از طرف پیمانکار:
- عدم انجام برآورد صحیح از مقدار و حجم فعالیت‌های اجرایی پروژه
- عدم برآورد دقیق و مناسب از منابع انسانی و تجهیزات مورد نیاز پروژه
- نداشتن برنامه زمان‌بندی متناسب با منابع مورد نیاز، اجرایی نبودن برنامه زمان‌بندی مبنا، عدم اجرا و کنترل مداوم آن
- نبود برنامه تدارکات، عدم کنترل بهینه مواد و مصالح مصرفی و سیستم انبارداری کارآمد
- عدم آگاهی نسبت به زیان‌های ناشی از بروز تاخیرات در پروژه
مشکلات پیش آمده از سوی کارفرما و یا مشاور:
- تغییر محدوده کاری
- تاخیر در پرداخت پیش پرداخت و صورت وضعیت‌ها
- تاخیر در ارسال نقشه‌ها و دستور کارها و همچنین ایجاد تغییرات فنی گسترده و در زمان انجام پروژه‌ها
- عدم تامین به موقع مواد و مصالح مورد نیاز پیمانکار از سوی کارفرما
- مشکلات و مسائل مربوط به قرارداد و عدم تناسب زمان انعقاد شده در قرارداد با حجم کاری و زمانی پروژه که ناشی از عدم برآورد و بررسی صحیح و کامل پروژه می‌باشد.
- عدم توجه به شرایط درست انتخاب شرکت پیمانکار به تناسب حجم کاری و نوع پروژه
برخی از خسارت‌ها و زیان‌های ناشی از بروز تاخیرات از سوی پیمانکار :
با بروز تاخیرات در پروژه، پیمانکار مستقیما متوجه ضرر و زیان‌هایی از قبیل افزایش چشمگیر هزینه‌های عملیاتی و بالاسری پروژه می‌شود اما این تنها بخش کوچکی از خسارت‌های وارده به ایشان است، زیرا در صورت ناتوانی در توجیه منطقی تاخیرات پیش آمده در پروژه، متحمل جریمه‌های سنگینی از سوی کارفرما خواهد شد.برخی از این خسارات در شرایط عمومی پیمان شامل موارد زیر می‌شود:
- مفاد، ماده‌های 4، 5 ،6 ،7 و 46 شرایط عمومی پیمان
- اعمال جریمه تاخیرات مطابق ماده 50 شرایط عمومی پیمان
- محاسبه تعدیلات با شاخص متوسط در دوره تاخیرات غیرموجه وارده
- از دست رفتن اعتماد کارفرما و خدشه‌دار شدن اعتبار پیمانکار
