۲۴ ساعت در روز خیلی کم است؟
پردیس فناوری کیش_طرح مشاوره متخصصین صنعت و مدیریت_دپارتمان مدیریت دولتی :
گاهی نمی‌توانیم باور کنیم که همهٔ ما روزانه ۲۴ ساعت زمان در اختیار داریم. سرعت انجام کار بر بهره وریتأثیر می‌گذارد. اما کسانی که از ۲۴ ساعت روزشان بیشترین استفاده را می‌کنند، دقیقا می‌دانند که چطور کارآمد باشند. موضوع این است که بدانیم کدام کار غیرضروری را حذف کنیم تا برای انجام کارهای واجب، زمان کافی داشته باشیم. درک تعادل و پیداکردن عادت‌های جدید نیز مهم است. سرعت تنها بخش کوچکی از این معماست. حالا ببینیم چطور می‌توانیم در طول روز، زمان بیشتری داشته باشیم تا برای رسیدگی به کارهای واجب و برنامه‌های شخصی وقت کم نیاوریم. در ادامه چند راهکار مفید را بررسی می‌کنیم.
۱. فهرستی از کارهای روزانه بنویسید
بی‌شک اولین باری نیست که با این پیشنهاد مهم و واضح روبه‌رو می‌شوید، اما قرارگرفتن آن در جایگاه اولِ این مقاله دلیل دارد. اگر قبلا روش نوشتن فهرست کارهای روزانه را امتحان کرده‌اید اما فهرستتان کارآمد نبوده است، این بار یک فن جدید را امتحان کنید؛ مثلا در تلفن همراه یا تقویم کاغذی کارهایتان را یادداشت کنید. همچنین می‌توانید از برنامه‌های مخصوص افزایش بهره وری کمک بگیرید.
هر روز صبح، یادداشت‌کردن کارهای مهم به منظم‌بودن شما کمک می‌کند؛ علاوه‌برآن، باعث می‌شود درباره اهداف قابل‌دسترس، در هر روز، واقع‌بین باشید. همچنین، شب‌ها پیش از خواب، زمان مناسبی برای نوشتن فهرست کارهای روزانه است.
۲. انجام چند کار همزمان باهم را محدود کنید
بر اساس باور غلط رایجی که وجود دارد، اگر چند کار را به‌طور همزمان انجام دهیم (multi-tasking)، سریع‌تر به نتیجه می‌رسیم. هرچند برخی از کارها مثل خوردن ناهار و تماشای فیلمی آموزشی را می‌توان همزمان انجام داد، اما به‌طورکلی بهتر است بر انجام هر کار به‌صورت جداگانه متمرکز شویم.
اگر بیشتر وقت‌ها می‌توانید فقط یک کار انجام دهید، قدرت بهره‌وری‌تان به بیشترین حد خود خواهد رسید. انجام چند کار به‌طور همزمان می‌تواند باعث ایجاد استرس شود. این در حالی است که تمرکز بر انجام یک کار کمک می‌کند که کنترل اوضاع را به دست بگیرید؛ درنتیجه همهٔ کارها را به‌موقع انجام می‌دهید.
۳. به اولویت‌ها بچسبید
بسیاری از کارمندان تمایل دارند که اول سراغ آسان‌ترین کارها بروند، چون این روش کمک می‌کند کارهای بیشتری را به پایان برسانند. این روش در برخی از موقعیت‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، اما کنارگذاشتن کارهای واجب فقط موجب استرس شما خواهد شد. چون در این روش زمان کافی برای کارکردن روی اولویت‌ها نگذاشته‌اید، مشکلاتی پیش می‌آید.
تلاش کنید که انتخاب کارها بر اساس اولویت را درونی کنید و به آن پایبند باشید. به‌زودی از دیدن تعداد پروژه‌های کامل، در طولانی‌مدت، شگفت‌زده خواهید شد.
۴. به‌صورت پیش‌فرض «نه» بگویید
زمانی که پیشنهاد انجام کاری به شما داده می‌شود، بهتر است پاسخ پیش‌فرض ذهنی‌تان «نه» باشد. با وجود چنین ذهنیتی، بهتر می‌توانید آن پیشنهاد را بررسی کنید. فراموش نکنید که منظورمان این نیست که هر پیشنهادی به شما داده شد، در جا رد کنید.
در عوض، بهتر است که به همهٔ پیشنهادها چنین پاسخی بدهید: «باید مطمئن شوم که زمان کافی برای انجام این کار را دارم. اجازه دهید کارهای دیگری را که مشغول آنها هستم، بررسی کنم و خیلی زود به شما پاسخ دهم.»
۵. اگر می‌خواهید جواب مثبت دهید، ریشهٔ این کار را پیدا کنید
تجربه‌های پیشین، عادت‌ها و احساسات شما عامل‌های اساسی برای سخت‌شدن گفتن «نه» به دیگران است. زمانی را صرف بررسی این موضوع کنید که چرا ایجاد حدومرزها برای شما چالش‌برانگیز است. جواب این پرسش را به خودتان بدهید؛ آنگاه می‌بینید که ردکردن خواسته‌های غیرمعقول دیگران کار بسیار راحتی خواهد شد.
۶. زمان‌بندی خودتان را تنظیم کنید و کاری کنید که دیگران با شما هماهنگ شوند
این ایده از توانایی «نه گفتن» و واگذاری کارها به دیگران، بدون احساس گناه، برگرفته شده است. اولویت‌هایتان را زمان بندی کنید و درمورد کارهایی که در یک روز می‌توانید انجام دهید، واقع‌بین باشید. فراموش نکنید که زمانی را برای کارهای مهم مثل ورزش کردن و خواب هم به فهرست اضافه کنید.
برای هر روزتان برنامه بریزید و مطمئن شوید که دیگران خود را با آن هماهنگ می‌کنند. البته گاهی لازم است در برخی از موقعیت‌های ضروری سازش کنید و با طرف مقابل به توافق برسید. اگر همیشه این ایده را در پس ذهن‌تان داشته باشید، مطمئن خواهید بود که کسی از موقعیت‌تان سوءاستفاده نمی‌کند.
۷. از اعتیاد به تلویزیون و شبکه‌های مجازی خلاص شوید
ممکن است که همه این مشکل را نداشته باشند، اما در دنیای پرسرعت امروز، این فعالیت‌ها در حال تبدیل‌شدن از ضداسترس‌ها به نوعی از اعتیاد هستند. اکثر ما هر زمان که ذهن گرفتاری داریم، به بهانهٔ استراحت‌کردن سراغ شبکه های اجتماعی می‌رویم. این کار در واقعیت باعث شکل‌گیری عادت بد و تبدیل‌شدن به بخشی از کارهای روزمره می‌شود.
برای ازبین‌بردن هر عادت، ۲۱ روز زمان لازم است. سعی کنید این عادت را از بین ببرید و این فعالیت‌های سهل‌انگارانه را حذف کنید. با این کار کنترل بیشتری روی روزتان دارید و بدون اینکه مغلوب چیزی شوید، می‌توانید پروژه‌ها و کارهای مفیدی را انتخاب کنید و انجام دهید.
فراموش نکنید که زمان‌هایی که به استراحت نیاز دارید، قدم‌زدن یا نشستن در سکوت بدون روشن‌کردن هیچ صفحه‌نمایشی، بهترین کار است.
۸. نظم‌داشتن در خانه را به اولویت تبدیل کنید
اگر زندگی‌تان نظم داشته باشد، تمام کارهایی که باید انجام دهید نیز نظم خواهد گرفت. مثلا شاید فکر کنید زمان کافی برای شستن ماشین‌تان را ندارید، چون هفتۀ آینده باید یک مقاله تحویل دهید؛ اما اگر زمانی را به شستن ماشین‌تان اختصاص دهید، مشغولیت ذهنی کمتری خواهید داشت و روی مقاله‌تان هم بهتر کار خواهید کرد. این موضوع هم باید به یکی از عادت‌های خوب شما تبدیل شود.
۹. هر شب خواب کافی داشته باشید
افرادی که به کار اعتیاد دارند به‌سختی می‌توانند خوابیدن را جزء اولویت‌هایشان به حساب بیاورند؛ اما این موضوع اهمیت ویژه‌ای دارد. درست مثل بسیاری از راهکارهای دیگر در این مقاله، خواب کافی باعث عملکرد بهتر و سریع‌تر در انجام کارها می‌شود.
تقریبا همه می‌خواهند کارهای بیشتری انجام دهند. اگر کارهای زیادی روی سرتان ریخته و مجبور به حذف یا کم‌کردن خوابتان هستید، بهتر است از مقاومت دست بردارید و به‌دنبال ایجاد تغییراتی در مسیر شغلی تان باشید. صحبت‌کردن با رئیستان یا یادگیری «نه» گفتن، می‌تواند به حل‌شدن این مشکل کمک کند.
۱۰. خستگی بر اثر کار را آرمانی نکنید
اهمیت به کار و تلاش‌کردن در زمینهٔ حرفه‌ای مهم است؛ اما کار کردن بیش از حد یا آسیب‌رساندن به خودتان زیاده‌روی محسوب می‌شود. خستگی بیش از حد بر اثر کار هیچ سودی برایتان نخواهد داشت؛ علاوه‌بر‌این، کیفیت کار را هم تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.
۱۱. سراغ ایمیل‌های دیروقت نروید
بررسی‌کردن ایمیل در ساعت‌های غیراداری به این معنی است که مشتاق هستید پروژه‌های بیشتری را حتی در وقت استراحت، کامل کنید. اجازه ندهید به این کار عادت کنید.
اعلان‌های کاری را در ساعت‌های غیراداری خاموش کنید. اگر همیشه در زمان استراحت برای انجام کارهای جدید در دسترس باشید، زمان کمتری برای استراحت خواهید داشت.
۱۲. ارزش خود را بشناسید
متوجه ارزش خودتان باشید و بدانید که تفکر و نظرهای شما باارزش هستند. «نه گفتن» به این معنی نیست که شما نچسب، خودخواه و بدجنس هستید! جواب منفی‌دادن یعنی سلامت شما نسبت به تأیید و تحسین دیگران اهمیت بیشتری دارد.
سخن پایانی
زمانی که برنامه‌های فشرده‌ای دارید، هر یک دقیقه زمان باارزشی محسوب می‌شود. آیا مدام این حس به‌سراغ شما می‌آید که مجبور به قبول‌کردن انجام کارهایی هستید که به شما پیشنهاد می‌شود؟ در این صورت، احساس خواهید کرد که ۲۴ ساعت در روز برایتان کافی نیست و دچار استرس و بهره‌وری پایین می‌شوید.
احتمالا با خواندن این مقاله متوجه شده‌اید که اکثر کارهایی که در این فهرست آمده‌اند، باعث می‌شود بر ساعت‌های روز و اولویت بندی کارهایتان کنترل داشته باشید. احساس کنترل‌داشتن روی اوضاع همیشه ذهن شما را از دغدغه‌های اضافی رها کرده و به تصمیم‌گیری‌های آسان‌تر، سریع‌تر و واضح‌تر کمک می‌کند. با انجام این کارها اولویت‌های شما مشخص می‌شوند. هرچه زودتر این تمرین‌ها را انجام دهید، تبدیل‌شدن آنها به عادت‌های مثبت هم زودتر رخ خواهد داد.
نظر شما چیست؟ آیا شما هم حس می‌کنید ۲۴ ساعت در روز زمان کافی برای رسیدگی به کارهایتان نیست؟ راهکار شما برای مقابله با این موضوع چیست؟
