برداشتن مسواک و حوله و مدارک شناسایی در هر سفری لازم است اما تنها با این سه قلم وسیله نمی شود به یک سفر کاری رفت. همان طور که پوشیدن لباس رسمی و به همراه بردن یک چمدان بزرگ برای یک سفر ماجراجویانه مثل غار نوردی کار عاقلانه ای نیست، رفتن به سفر کاری هم برای خودش لوازمی دارد. رعایت این نکته ها به شما یاد می دهد که چطور قبل از رفتن به سفر آماده بشوید تا هم در انجام ماموریتتان موفق باشید و هم در نبود شما خانواده و همکارانتان با مشکلی مواجه نشوند:
قبل از این‌که عازم شوید
1- کارهایتان را در مبدأ سر و سامان دهید؛ قرارهایتان را نهایی کنید، مدارکی را که احتیاج دارید مرتب کنید، از رزرو قطعی محل اقامت‌تان مطمئن باشید؛ اگر لازم است کاری را به کسی بسپارید این کار را بکنید که هم وقفه‌ای در انجام کارها رخ ندهد و هم وقتی به دفتر خودتان برمی‌گردید با کوهی از کارهای انجام‌نشده مواجه نشوید. حتماً یکی از همکاران و یا اعضای فامیل را (که می بایست صد در صد مورد اطمینان شما باشند) در جریان حساب‌های مالی خود قرار دهید.
2- با این‌که خانواده شما از موفقیت‌تان خوشحال خواهند شد ولی یادتان باشد آن‌ها دوست دارند شما را در کنارشان داشته باشند. اگر سفرهای کاری شما زیاد است، مطمئن باشید که وقت کافی برای بودن کنار آن‌ها دارید؛ اگر فرزند دارید باید بیشتر به او توجه کنید.
3- مدارک مهم کاری را که باید همراه داشته باشید، لازم نیست حتماً چند تا کپی کاغذی بگیرید و کیف دستی‌تان را سنگین کنید؛ می‌توانید همه را روی یکFlash Memory کوچک ذخیره کنید؛ اگر به پرینت کاغذی نیازی بود به هر حال همه‌جا یک دستگاه کپی هست.
4- نسبت به تعطیلات کاری مقصد آگاهی داشته باشید. این اطلاعات را می‌توانید از افرادی که با آن‌ها در کشور مقصد کار می‌کنید، بگیرید.
5- یک ابزارهایی را خوب است که همراه داشته باشید، مثل Hard Disk برای ذخیره‌ی اسناد و مدارکی که قرار است جابه‌جا کنید؛ Flash Memory هم در حجم کوچک‌تر همان کار هارددیسک‌ها را برایتان انجام می‌دهد؛ شارژر وسایل الکترونیکی؛ باتری اضافه برای موبایل یا وسایل الکترونیکی دیگری که همراه دارید.
وقت بسیار زیادی در فرودگاه‌ها صرف منتظر شدن جهت دریافت چمدان از قسمت بار می‌شود. بنابراین اگر سفر کاری زیاد می‌روید در صورت امکان از ساک‌های چرخ‌دار (TROLLEY) با سایز مناسب جهت بردن با خود به داخل هواپیما استفاده کنید. استاندارد سایز این ساک‌ها معمولاً در وبسایت‌ها و دفاتر شرکت هواپیمائی شرح داده شده است.
6- به غیر از ابزار الکترونیکی، توی کیف‌تان دستمال کاغذی و چسب زخم حتماً بگذارید. اگر چه وقتی سفر کاری می‌روید، زیاد جنب و جوش ندارید و احتمال این‌که آسیب ببینید تقریباً صفر در صد است ولی به هر حال گاهی کاغذ هم دست را می‌خراشد!
7- خوب است یک لیست از برنامه‌هایی که قرار است در کشور مقصد داشته باشید، تهیه کنید. اصطلاحاً به آن چک‌لیست می‌گویند. چک‌لیست به شما کمک می‌کند کارهایتان را به ترتیب دنبال کنید و چیزی هم از قلم نیفتد؛ این باعث می‌شود ذهن آرام‌تری داشته باشید.
8- وقتی به قصد کار سفر می‌کنید، استرس بیشتری دارید. قرار نیست بروید چند روزی را خوش بگذرانید و برگردید، ممکن است تمام حرفه و شغل‌تان به این سفر وابسته باشد. سعی کنید با تمرکز ذهنی و مرتب نگه‌داشتن همه چیز، مراقب اعصاب‌تان باشید. هر چه استرس‌تان کم‌تر باشد، راحت‌تر می‌توانید اوضاع را کنترل کنید و اتفاقات را آن‌طور که می‌خواهید پیش ببرید.
9- از اختلاف زمانی خودتان با کشور مقصد آگاهی داشته باشید. سعی کنید یکی دو روز قبل از سفر، خوابتان را با ساعت مقصد مرتب کنید که خیلی با مشکل کم‌خوابی و خستگی مواجه نشوید. از توی هواپیما ساعت‌تان را به وقت محلی مقصد تنظیم کنید، هر چه زودتر به شرایط محلی مقصد عادت کنید، سفر راحت‌تری خواهید داشت.
10- سعی کنید پروازهای مستقیم را انتخاب کنید؛ چون معطل‌شدن توی فرودگاه بعضی وقت‌ها سخت‌تر و خسته‌کننده‌تر از پرواز طولانی‌مدت است. به هر حال که باید این راه را بروید، این‌طوری با پرواز مستقیم پول کم‌تری هم می‌پردازید.
پس از رسیدن به مقصد
11- بهتر است ساعت پروازی را انتخاب کنید که مطمئن باشید شب به مقصد نمی‌رسید. در روشنی روز، امکان بیشتری برای دیدن خیابان‌ها و پیداکردن آدرس دارید. گاهی وقت‌ها تاکسی هم در شب سخت‌تر پیدا می‌کنید. به هیچ‌وجه سوار ماشین‌هایی که آرم Taxi ندارند، نشوید. شاید هزینه‌ی کم‌تری پرداخت کنید ولی احتمال این‌که مورد سرقت قرار بگیرید یا هر اتفاق ناگوار دیگری، کم نیست.
12- اگر از وضع خیابان‌ها و ترافیک آن شهر اطلاع زیادی ندارید، سعی کنید نزدیک به جاهایی که کار دارید و قرار است بیشتر رفت و آمد کنید، هتل بگیرید. علاوه بر این‌که در هزینه‌ی حمل و نقل‌تان صرفه‌جویی کرده‌اید، استرس دیر رسیدن به قرارهایتان را هم نخواهید داشت.
13- اگر سفر کاری زیاد می‌روید، بهتر است عادت بیدار شدن با ساعت زنگ‌دار اتاق خوابتان را فراموش کنید. خودتان را با زنگ ساعت موبایلتان برای بیدارشدن یا هشدار زمان‌های خاص وفق دهید.
14- شما قرار است با مردم این کشور کار کنید و داد و ستد داشته باشید، پس باید بیشتر مواظب رعایت قوانین و احترام به شخصیت‌های مهم سرزمین میزبان‌تان باشید.
15- ممکن است به خاطر اختلاف زمان و یا فشار زیاد کارهایتان، نتوانید در وقت معینی غذا بخورید؛ بد نیست یکی دو تا شکلات همراهتان باشد. شکلات هم استرس شما را کاهش می‌دهد و هم می‌تواند کمی بیشتر جلوی گرسنه شدنتان را بگیرد.
16- اگر رژیم غذایی خاصی دارید، حتماً به انتخاب غذاهایی که می‌خورید دقت کنید. میوه و سبزیجات را فراموش نکنید. ورزش‌کردن کمک می‌کند بدن شما خیلی راحت با شرایط آب‌وهوایی و زمان‌های استراحت متفاوت کنار بیاید؛ با ورزش و غذای مناسب مراقب سلامتی خود باشید. این همه راه را برای انجام کارهای مهم آمده‌اید و بدترین چیز این است که توی این موقعیت مریض شوید.
17- وقتی سفر کاری می‌روید، تمام روز را به احتمال زیاد گرفتارید و برای این که کمی هم خوش بگذرانید ممکن است تفریحات شبانه را انتخاب کنید. بهتر است مراقب خواب و سلامت‌تان باشید؛
18- با افرادی که کار می‌کنید، رابطه‌ی جدی و حرفه‌ای برقرار کنید؛ برای اعتبار شغلی شما مناسب نیست که از آن‌ها سوال کنید کجا بهتر است غذا بخورید یا کجاها بیشتر بهتان خوش می‌گذرد؛ برای جواب این‌طور سوالات قسمت اطلاعات هتل هم می‌تواند جواب‌های خوبی به شما بدهد.
19- احتمالاً زمان زیادی نداشتید که توی بازارها بچرخید و سوغاتی بخرید. این‌جور مواقع بد نیست سری به فروشگاه‌های دور و بر هتل یا داخل فرودگاه بزنید. شاید گزینه‌های زیادی برای انتخاب نداشته باشید ولی بهتر از این است که با دست خالی برگردید؛ سعی کنید نبودنتان را یک‌جوری جبران کنید.
20- وقتی برمی‌گردید احتمالاً باز هم با مشکل اختلاف زمان و خستگی راه مواجه هستید، کمی به خودتان زمان بدهید و بعد با انرژی بیشتر و ذهن منظم‌تر به حساب کارها برسید.
