پردیس فناوری کیش_طرح مشاوره تخصصی صنعت و مدیریت_گروه مدیریت و امور اداری:
دورکاری و فریلنسرینگ با گسترش کسب‌وکارهای اینترنتی و فضای مجازی رشد چشمگیری داشته است.
یک پست توییتری آمار جالبی را نشان می‌دهد:
۴۳ درصد از کارمندان آمریکایی بخشی از زمان کاری خود را از راه دور مشغول هستند. هر روزه به شمار افرادی که از راه دور کار می‌کنند یا به عبارتی دیگر فریلنسرها، افزوده می‌شود. این موج دورکاری چالش‌های جدیدی را در هویت سازمانی و محیط کاری شرکت رقم می‌زند.
در سال ۲۰۱۶ نظرسنجی از تعداد ۱۵ هزار آمریکایی انجام شد. براساس این پژوهش حدود ۴۳ درصد از نیروی کار در آمریکا بخشی از ساعت کاری خود را به‌صورت دورکاری مشغول هستند. این آمار به کارفرمایان مشاغل اعلام می‌کند تا متودهای کاری جدیدی را در زمینه‌ی تیم‌سازی و حفظ ارزش‌های سازمانی جایگزین کنند.
فضای کاری گرم و خودمانی ایجاد کنید.
سعی کنید روزانه زمانی را با تیم کارکنان خود سپری کنید. از مشارکت در جلسات کاری گرفته تا حضور در تایم ناهار، روش‌های خوبی برای ارتباطات نزدیک‌تر هستند. بسیاری از شرکت‌ها درکنار حضور فیزیکی از شبکه‌های اجتماعی مختلفی برای حفظ فضای صمیمی بین اعضای تیم استفاده می‌کنند.
ارین هالپر (Erin Halper) مدیرعامل و موسس آژانس آپساید (The Upside) که سازمان او بستری روبه‌رشد برای پیمان‌کاران مستقل است، اپلیکیشن‌هایی مانند اسلک را به سازمان‌ها پیشنهاد می‌کند. اسلاک این قابلیت را دارد تا تیم کارکنان، چه آن‌هایی که حضور فیزیکی دارند یا نیروهای دورکار به‌راحتی فایل‌ها و اسناد کاری را با یکدیگر به اشتراک به‌گذارنند و حضور فیزیکی در محیط کار را احساس کنند. کانال ارتباطی این اپلیکیشن هم محیط خودمانی برای صحبت‌های غیررسمی فراهم کرده است.
هالپر برای جلسات ویدیویی هفتگی با تیم کارکنانش استفاده از پلتفرم‌های ویدیویی مانند زوم (Zoom) را توصیه می‌کند. در این جلسات ویدئوچت اعضای سازمان پیشنهاد‌ها خود را درباره‌ی موضوعات کاری مطرح می‌کنند. به عقیده‌ی او این روش به نیروها انگیزه می‌دهد تا اهداف کاری خود را به اشتراک قرار دهند و احساس رضایتمندی داشته باشند.
مگان بری ازمدیران ارشد محصول Octane AI است که آن را یک شبکه‌ی پیام‌رسان در حوزه‌ی بازاریابی و تجارت الکترونیک می‌شناسیم. به‌گفته‌ی این مدیرارشد کارکنان دورکار به‌سبب منعطف بودن برنامه کاری این امکان را دارند تا زمان بیشتری را به سفر رفتن اختصاص دهند. این نکته از چشم بری نیز پنهان نمانده است. او با ایجاد یک کانال اختصاصی که محتوای مرتبط با سفر دارد، فضای جذابی برای صحبت‌های غیرکاری و انرژی‌بخش در بین تیم کاری خود ایجاد کرده است.
ارتباط مؤثر یک هنر است؛ خبره‌ی این مهارت شوید!
می‌توانید حدس بزنید که از همان ابتدا این ضعف بزرگ حس می‌شد که در ارتباط نوشتاری نمی‌توان احساسات و هیجانات را منتقل کرد و به همین دلیل است که غالب افراد ارتباط کلامی را ترجیح دهند و با این شیوه مکالمه حس بهتری داشته باشند. سعی کنید مکالمه را دوستانه و گرم آغاز کنید.
با تیم کاری خود گفت‌وگوی خودمانی داشته باشید. مگان دراین‌باره می‌گوید: «هنگامی که با افراد رو‌به‌رو می‌شوید، بهتر است که مکالمه را با یک احوالپرسی صمیمانه و پیرامون تعطیلات آخرهفته آغاز کنید و گفت‌وگو را با پاسخ‌های مناسب خود ادامه دهید. این شیوه‌ی ارتباط به‌مراتب حس بهتری نسبت به پرسش‌هایی درباره‌ی وضعیت پروژه‌های درحال انجام یا ایمیل‌های کاری و … به مخاطب منتقل می‌کند.»
مکالمات صمیمی و به‌دور از کلیشه‌های رسمی با نیروهایی که از راه دور با مجموعه کار می‌کنند، نتیجه‌ی بهتری دارد.
بری در ادامه می‌گوید: «زمانی‌که سرگرم گفت‌وگو در یک مسنجر یا شبکه‌ی اجتماعی هستید، از تن صدا وحالت پیام می‌توانید حس و حال مخاطب را تشخیص دهید و اگر موج منفی از پیام‌های متقابل دریافت کردید، با واکنش مثبت خود فضای گفتمان را تغییر دهید.»
ایموجی‌ها، گیفت‌های متحرک یا حتی یک پیام صوتی، ابزارهایی در دسترس شما هستند تا بتوانید احساس‌تان را به‌خوبی انتقال دهید.
در ارتباط نوشتاری چه ازطریق پیامک یا فضای مجازی، تماس دیداری و ارتباط چشمی امکان‌پذیر نیست. این فقدان را می‌توان با تاکید بر جنبه‌های مثبت در ارتباط نوشتاری تا حدود زیادی برطرف کرد.
به افراد تیم خود فرصت‌های شغلی و مزیت‌های مختلف پیشنهاد دهید.
سازمان استودیو ۱۵ (Studio15) رویدادها و مناسبت‌‌‌‌‌‌های زیادی در کشورهای مختلف برگزار می‌کند و نیروهای زیادی در شهرهای مختلف دارد که به‌صورت دورکاری با مجموعه درارتباط هستند. وجود این نیروها ایده‌ی تهیه بلیط سفر برای شرکت در رویدادهای سازمانی را در ذهن مدیران ارشد شرکت خلق کرد. استودیو ۱۵ با این آفر پیشنهادی، عملا با یک تیر دو نشان را هدف زد. از یک سو تجربه‌ی سفر و افزایش انگیزه‌ی تیم و از سویی آشنایی بیشتر با جزییات صنعتی که درآن مشغول به فعالیت هستند.
این تفکر را در دنیای تجارت به‌عنوان یک نتیجه‌ی برد – برد می‌شناسند.
جیمی لیبرمن، بنیان‌گذار و صاحب امتیاز یک مؤسسه‌ی حقوقی در زمینه‌ی تجارت‌های آنلاین به‌نام هشتگ لیگال (Hashtag Legal) است. لیبرمن هرساله برای کارکنان سازمان فرصت یک بازسازی روحی و دوری موقتی از محیط کار ایجاد می‌کند. در این زمان افراد تیم مدتی را به دور از استرس و فشارهای روتین کاری برای تقویت مهارت‌هایی که علاقه دارند استفاده می‌کنند و این امکان را دارند که برای تحصیلات تکمیلی خود برنامه‌ریزی کنند و از مزایای این فرصت طلایی در کسب‌و‌کار خود بهره‌مند شوند.
از ساعت استاندارد جهانی به نفع سازمان بهره ببرید.
حداکثر بهره‌وری در ارتباط با انتظارات کاری، مهلت انجام پروژه‌ها و روش‌های نوین مدیریتی برای سیستم‌های کاری که تیم کارکنان راه دور دارند، آسان نیست و فرآیندی زمان‌بر است. در فضاهای کاری که تیم کارکنان دورکار در موقعیت‌های جعرافیایی مختلفی هستند، باید اختلاف ساعات زمانی نیروها را درنظر داشت.
می‌توانید از این مطلب به نفع سازمان استفاده کنید. حال سؤال این است که چگونه اختلاف ساعت افراد تیم می‌تواند فرصتی در جهت رشد خلق کند؟
اجازه دهید با یک مثال توضیح دهیم: فرض کنید در یک سازمان اعضای تیم توسعه وب در کشورهای مختلف مشغول به فعالیت هستند و ساعات کاری آن‌ها دقیقا برخلاف ساعت استاندارد کشور شماست. می‌توانید مطمئن باشید که تیم توسعه‌دهنده‌ی خلاق شما ملزوماتی از قبیل جدیدترین به‌روزرسانی‌های سایت، طرح‌ها و هر آنچه را که برای راه‌انداری یک پروژه‌ی تحت وب جدید نیاز دارید، یک روز قبل از شروع کار در اختیارتان قرار می‌دهند و این امکان را فراهم می‌کنند تا بتوان در فرصت کافی آیتم‌های مختلف را تست کرد و نسبت به حالتی که همه‌ی افراد تیم در یک ساعت استاندارد، همان کار را انجام دهند، خروجی بهتری به‌دست آورد.
این طور به‌نظر می‌رسد که زمانی‌که همه اعضای تیم در یک موقعیت مکانی و زمانی یکسان نباشند، شرکت با چالش‌های مختلف رو‌به‌رو می‌شود. اما اگر به‌خوبی این چالش‌ها را مدیریت کنید، مزیت‌های چشمگیری برای کارکنان و اهداف سازمانی حاصل می‌شود.
به عقیده‌ی بری، یکی از برترین مزیت‌های دورکاری منعطف بودن زمان کاری است که این امکان را فراهم می‌کند تا برنامه‌های هدفنمدتری برای ارتقای کیفیت زندگی داشته باشیم. البته از این نکته نباید غافل شد که فرهنگ دورکاری زمانی کاربردی خواهد بود که از سوی همه‌ی نیروهای محیط کاری پذیرفته شود و نیازی نباشد یک نیروی دورکار به صرف داشتن تایم کاری متفاوت، در ساعت غیر اداری پاسخگوی درخواست‌های کاری باشد!