آنالیز تاخیرات و ادعا و نحوه تهیه لایحه ادعا (لایحه Claim)
پردیس فناوری کیش_طرح مشاوره متخصصین صنعت و مدیریت_دپارتمان مدیریت
همیشه حرفی را بزن که بتوانی بنویسی، چیزی را بنویس که بتوانی امضایش کنی و چیزی را امضا کن که بتوانی پایش بایستی.
(خورخه لوئیس بورخس)
ادعا یا (Claim) چیست؟
هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد شود، ادعا یا همان Claim است. با توجه به این تعریف، ادعا، ابزاری برای اثبات حقی برای جبران هزینه یا زمان و یا هردوی زمان و هزینه تحمیل شده خارج از موضوع قرارداد و توافقات بعد از آن است و ادعا کننده در تلاش است تا اثبات مالکیت زمان و هزینه و یا هردو را در قالب مدیریت ادعا انجام دهد. البته به غیر از ادعاهای زمانی (Claim های زمانی) و هزینه ای، ادعاهای کیفی نیز در پروژه ها و در قالب قصور در بروز عیب و ایراد کاری از طرف پیمانکار یا مشاور نیز وجود دارد.
آنالیز تاخیرات یا ادعای زمانی
تأخیر، عمل یا رویدادی است که زمان تعیین شده برای انجام فعالیتی مشخص را طولانی‌تر کند و تحلیل علل و عوامل تاخیرات پروژه، یکی از داغ ترین موضوعات مدیریت پروژه در کل دنیاست؛ چرا که هم از منظر کارفرما و هم از منظر پیمانکار و حتی از منظر سایر ذی نفعان کلیدی پروژه (مانند مشاور، پیمانکار دست دوم و …) تاخیرات پروژه عواقب زیادی برای هریک از این ذی نفعان به همراه خواهد داشت. عواقب تاخیرات برای کارفرما، کاهش میزان درآمد و بالطبع، کاهش سود پروژه و برای پیمانکار، تورم قیمت تجهیزات، افزایش هزینه های سربار و افزایش دستمزد نیروی انسانی را به همراه خواهد داشت.
علل بوجود آمدن تاخیرات پروژه نیز متنوع می باشد که می توان این عوامل را در دو دسته کلی:
- عوامل غیر قابل کنترل (عوامل محیطی)
- عوامل قابل کنترل (عوامل فنی)
دسته بندی نمود.
ادعای زمانی یا دعاوی تأخیر یکی از مهم ترین دعاوی در حوزه مدیریت پروژه. ازاین رو لازم است تا روشهای قابل اعتماد و مؤثری به منظور آنالیز علل و اثرات تاخیرات در نظر گرفته شود.
تاخیرات پروژه را میتوان بصورت کلی و با توجه به سه معیار منبع ایجاد، قابلیت جبران پذیری و زمان رخ دادن تاخیر تقسیم بندی و تفکیک نمود. هر کدام از این دسته ها، خود به حالت های جزئی تری تقسیم بندی می شوند.
شکل ۱: دسته بندی کلان تاخیرات پروژه یا Claim
ادعا یا کلیم
ادعا در مفهوم عامل خود به آن دسته از خسارات اضافی گفته می شود که به شکل هزینه های مازاد یا افزایش زمان اتمام کار یا هر دوی آنها بر قرارداد تحمیل می شود. با این تعریف، ادعا در برگیرنده هم تاخیرات (ادعاهای زمانی) و هم ادعاهای هزینه ای می باشد.
لایحه ادعا و مراحل آن
ادعا (Claim) در قالب لایحه ادعا از سوی هر یک از ذی نفعان پروژه برای طرف دیگر مطرح می گردد. در صورتی که این لایحه مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد جرقه اختلاف زده می شود. پس در واقع عنصر اساسی در ادعا (Claim)، عدم توافق طرفین (اختلاف) می باشد. لذا اولین قدم در حل و فصل ادعاهای مطرح شده، مذاکره است تا در صورت توافق از طریق مذاکره، کار به مراحل بعدی که زمان و هزینه بر می باشد، کشیده نشود. مدیران پروژه حرفه ای بیشتر ادعاهای خود را از طریق مذاکره حل و فصل می نمایند. مراحل بعدی مدیریت ادعا، شامل میانجی گری، داوری، محاکمه جزئی و در نهایت دعوی قضائی می باشد که در شکل 2 نشان داده شده است.
شکل ۲: مراحل حل و فصل ادعا
انواع ادعا
ادعاهای پروژه به روش های گوناگونی دسته بندی می شوند. اما یکی از مهم ترین دسته بندی های آن، تقسیم بندی ادعاهای پروژه از دیدگاه مستندسازی انجام شده و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا می باشد که در این حالت به سه دسته ذیل تقسیم بندی می شوند:
شکل ۳: دسته بندی انواع ادعا از منظر مستندسازی و تحلیل لایحه ادعا
ادعاهای فنا شونده
ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل بسیار کم است؛ چرا که مستندات و تحلیل انجام شده در لایحه ادعا به صورت ادعای مالی یا تاخیر زمانی، از اعتبار کامل و کافی برخوردار نیست.
ادعاهای به حق
ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل بسیار بالاست؛ چرا که مستندات و تحلیل انجام شده در لایحه ادعا به صورت ادعای مالی یا زمانی، از اعتبار کامل و کافی برخوردار است.
ادعاهای قابل بررسی
ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل مشخص نیست و به نوع مستندات و تحلیل انجام شده در لایحه ادعا به صورت ادعای مالی یا زمانی، بستگی دارد.
مثال هائی از ادعاهای پیمانکار پروژه نسبت به کارفرما
وقتی کارفرما:
- در تخصیص بودجه پروژه، به پروژه ناموفق است و امکان پرداخت پیش پرداخت را به پیمانکار ندارد.
- در پرداخت صورت وضعیت ها تاخیر دارد.
- در تحویل محل اجرای پروژه به پیمانکار در تاریخ توافق شده قبلی ناموفق است.
- در ارایه اطلاعات مورد نیاز و حیاتی پیمانکار ناموفق است.
- تعلیق کار را انجام می دهد.
- نقشه‌ها و مشخصات فنی ناقص به پیمانکار می دهد.
- قرارداد و محدوده کاری را تدقیق نمی کند.
- در تصمیم گیری تعلل دارد و یا پاسخ خارج از موعد به مکاتبات و پرسش های کتبی پیمانکار می دهد.
- اطلاعات مورد نیاز را در دسترس ندارد.
معمولاً پیمانکار علیه کارفرما ادعاهای خود را در قالب دعاوی زمانی و هزینه ای، ارائه می دهد.
مثال هائی از ادعاهای کارفرمای پروژه نسبت به پیمانکار
اما وقتی پیمانکار:
- در سطح کیفی مفاد قرارداد و یا اقلام قابل تحویل پروژه، تغییر می دهد.
- در تجهیز کارگاه تاخیر دارد.
- در تحویل تجهیزات تاخیر دارد.
- نیروهای کاری غیرمتخصص را در پروژه به کار می گیرد.
معمولاً کارفرما علیه پیمانکار ادعاهای خود را در قالب کلیم های زمانی و هزینه ای ارائه می دهد.
زمان ارائه ادعا
ادعا یا در طول پروژه و یا در انتهای پروژه و یا در مقاطع خاص پروژه مطرح می گردند و پیامدهای نامطلوبی را برای پیمانکار و کارفرما بدنبال دارد که از جمله آنها می توان به وقفه در انجام کارها، کم شدن انگیزه ذی نفعان پروژه، خدشه دار شدن روابط کارفرما و پیمانکار و صرف هزینه، زمان و انرژی زیاد طرفین برای حل ادعا ، نادیده گرفتن برخی مستندات، اختلافات عمیق تر و … اشاره کرد.
اجزای لایحه ادعا
لایحه ادعا که در قالب یک سند رسمی از سوی درخواست کننده ادعا ارائه می شود، شامل اجزای کلی زیر می باشد. البته با توجه به ماهیت و مشخصات قراردادی هر پروژه، اجزای دیگری نیز می توانند به این لایحه اضافه و یا حتی از آن کم شوند.
- شرح مختصری از پروژه
- شرح تغییرات انجام شده (در تحویل زمین و …)
- آدرس دهی به مراجع (قرارداد، تائیدات، صورتجلسات و …)
- تحلیل آثار زمانی تاخیر (یکی از 6 روش آنالیز تاخیرات)
- کمی کردن هزینه های ادعا (یکی از 6 روش کمی کردن هزینه های ادعا)
- اضافه کردن سایر هزینه ها
- آدرس دهی به مراجع ، استانداردها و سایر موارد قراردادی
- جمع بندی و نتیجه گیری
- مراجع
جهت اطلاعات بیشتر برای ثبت نام در کارگاه تخصصی مدیریت ادعا و آنالیز تاخیرات به سایت زیر مراجعه نمایید .
www.kishtech.ir
راه های ارتباطی :
تلفن : ۰۲۱۶۶۱۷۶۱۹۶ ۰۲۱۶۶۴۹۳۵۲۷
آدرس : بلوار کشاورز خیابان ۱۶ آذر انتشارات دانشگاه تهران پلاک ۵۴ طبقه ۵ واحد9